Як правильно і ефективно організувати роботу складу?

Як показує практика, багатьом виробничим і торговельним компаніям властива неточність і відсутність оперативності в обліку товарів і матеріалів на складі, а інвентаризація часом зупиняє робочий процес і займає надто багато часу.

Проблеми складу, які вказують на те, що настав час підвищувати точність обліку:

  • пересортиця товарів;
  • нерегулярна інвентаризація, яка гальмує виробництво або / і торгівлю;
  • відсутність контролю коректності розміщення товарів, що надійшли на складі, всі розміщується на вільні місця або на розсуд комірників;
  • пошук товару на складі і подальша збірка замовлення займають багато часу.

Всі описані проблеми можуть привести до безладдя як на самому складі, так і в складських процесах, можливе псування продукції, що зберігається і комплектуючих, невдоволення клієнтів через тривалу обробки замовлень, матеріальних витрат у разі втрати товарів і труднощі пошуку відповідального за порушення.

Зокрема в умовах кризи, коли особливо важливо мінімізувати втрати і оптимізувати бізнес-процеси, такі ризики необхідно виключати. Тому керівництву особливо важливо формалізувати проблеми і виділити завдання і подальші кроки щодо їх вирішення.

А перед вашим складом стоять такі завдання?

Якщо для вашої компанії властиві наведені вище проблеми, тоді пора задуматися про рішення наступних завдань бізнесу:

  • Скорочення часу на пошук і ідентифікацію товару на складі;
  • Виключення пересортиці товарів на складі;
  • Мінімізація часу проведення інвентаризації на складі;
  • Зниження людського фактора при виконанні складських операцій (прийом і відвантаження товарів, комплектація замовлень та інше).+

Інструмент, який забезпечить точність обліку на складі

Існує великий вибір спеціалізованого обладнання для автоматизації роботи складу і забезпечення точності обліку – терміналів збору даних (ТЗД далі).

ТЗД – це портативні пристрої, забезпечені сканером штрих-коду для зчитування кодів товарів для їх ідентифікації та обліку (рис.1).

При інтеграції роботи ТЗД і облікової системи 1С можна закрити багато проблемні ділянки складу.

tsd11

Малюнок 1 – ТЗД в роботі складу

Стандартні операції, які дозволяє виконувати ТЗД:

  • При прийомі товару. Коли машина привозить товар безпосередньо на склад, комірник завантажує документ завдання на прийом на ТЗД (при цьому він не йде до комп’ютера, а менеджер може скинути завдання на прийом йому прямо на ТЗД) і зчитує з товару, що надходить штрих коди. При цьому весь товар повинен бути штрих кодований. Якщо у товару, що надходить немає штрих кодів, то можна їх роздрукувати, використовуючи мобільний принтер етикеток, відправивши команду друку безпосередньо з ТЗД. Якщо заявлений товар не відповідає фактичному, то дані про розбіжності комірник побачить відразу ж на ТЗД. Після вивантаження даних в 1С можна відобразити фактичний прихід товару, якщо використовувати ордерну схему.
  • При проведенні інвентаризації. Процес проведення інвентаризації може бути виконаний двома різними способами. Перший – комірник зчитує штрих коди і на ТЗД відразу ж відображається фактичний залишок і розбіжність. Таким чином, комірник може почати відразу шукати товар, якого нема, або оцінити причини браку або надлишку ТМЦ. Другий – комірник сам заводить документ на інвентаризацію на ТЗД і зчитує позиції. Після синхронізації даних фактична інформація про кількість може бути завантажена в документ інвентаризації на вибір для порівняння. На підставі отриманої інвентаризаційної відомості вже в 1С менеджер може автоматично сформувати документи Оприбуткування та Списання товарів на підставі розбіжностей.
  • При відвантаженні товару. При підборі товару комірник так само вивантажує на ТЗД «Замовлення на комплектацію товару» і зчитує штрих коди з товару, що підбирається. Якщо товар, штрих код з якого зчитано, не відповідає замовленню або розходиться по кількості, замовлення на ТЗД не може бути проведено, а на ТЗД видає помилку.
  • При переміщенні товарів у рамках одного складу.

Чому для багатьох компаній придбання ТЗД перетворюється в грошові втрати, а не в вигідні вкладення?

Багато власників, приймаючи рішення про придбання ТЗД або доручаючи цю задачу своїм підлеглим, не враховують або не контролюють облік багатьох факторів, які впливають на ефективність використання обладнання.

Виходячи з нашого досвіду впровадження ТЗД на підприємствах різних сфер діяльності, типові помилки користувачів можна розділити на такі групи:

  1. Відсутня чітко вибудуваний алгоритм використання штрих кодування і зберігання товарів на складі.

Використання методики штрих кодування на складі можливо при двох способах обліку товарів на складі:

  • Адресне зберігання. При такому способі система обліку зберігає дані про те, скільки і якого товару зберігається в кожній конкретній комірці. При цьому співробітник повинен чітко виконувати рекомендації системи, в яку комірку товар класти і з якої брати. Всі операції з розміщення і відбору товару виконуються за допомогою ТЗД, яким зчитується штрих код товару і штрих код комірки.
  • Інформаційний облік. У систему заноситься інформація де орієнтовно повинен зберігатися товар, але немає даних який товар і в якій кількості лежить в конкретній комірці в даний момент часу. Співробітники можуть розміщувати і відбирати товар в одній з рекомендованих системою осередків, самостійно аналізуючи наявність вільного місця. Не потрібно відображати в системі за допомогою ТЗД, в яку саме осередок товар був покладений або з якої відібрано. Система контролює коректність відібраного і розміщеного товару, а також його кількість.
  1. Відсутня формалізація завдань, які повинен вирішувати ТЗД і розуміння необхідних вимог до функціонала.
  2. Не враховуються умови, в яких ТЗД буде використовуватися.

Таким чином, придбане обладнання або не повністю вирішує всі завдання, або навпаки, функції в надлишку, що створює враження марної трати грошей і дорожнечу використовуваного ПО.

Рекомендації, які зроблять процес впровадження і використання ТЗД результативним

  1. Вибір моделі ТЗД

З огляду на, що вибір ТЗД широкий, рекомендуємо звернути увагу на такі характеристики при виборі своєї моделі:

  • Спосіб збирання даних: можливість сканування штрих кодів (як лінійних, так і двомірних) і радіо-міток (RFID). Все буде залежати від обраної вами технології маркування товару.
  • Характеристики екрану. Яку інформацію і в якому обсязі ви хочете бачити на екрані ТЗД.
  • Обсяг пам’яті – скільки інформації про товарні одиницях може зберігати термінал перед передачею в систему. Вибір буде залежати від обороту товарів.
  • Рівень батареї – скільки часу автономної роботи зможе витримати термінал. Скільки змін комірників є на підприємстві, скільки ТЗД ви плануєте закупити, і не забудьте, що ТЗД також буде використовуватися щодня під час приймання, відвантаження товарів і зборі замовлень.
  • Спосіб зв’язку з обліковою системою (док-станція, Bluetooth або Wi-Fi).
  • Удароміцність, термостійкість і інші характеристики терміналу, які вказують на його сприйняття до зовнішніх чинників, що дозволить вам визначити як довго прослужить пристрій. Ваш склад теплий або холодний, запорошений або стерильний, знаходиться на відкритому повітрі або в приміщенні, де погана вентиляція – в яких умовах буде використовуватися ТЗД?
  • Ціна і гарантія постачальника. Купівля терміналу – це значні вкладення, де співвідношення ціна-якість прямо пропорційно, тому звертайте увагу на гарантію, яку дає постачальник, а також додаткові умови установки, підключення і перевірки працездатності.
  1. Процес Впровадження ТЗД

Важливий комплексний підхід до початку використання ТЗД, зокрема, грамотна інтеграція з обліковою системою. Сам процес впровадження рекомендуємо розбити на етапи, представлені в табл.1. Такий підхід дозволить оцінювати проміжні підсумки і коригувати свої дії.

Таблиця 1 – Рекомендований процес впровадження ТЗД

етап впровадження Результат успішної реалізації
Установка і настройка драйвера. Установка програмного забезпечення на ТЗД. Драйвер підключений і налаштований на роботу з віддаленим підключенням.
Підключення ТЗД до системи 1С та Wi-Fi мережі, якщо в цьому є необхідність

 

ТЗД підключений до системи 1С. Підключені обробки для обміну інформацією з ТЗД.

Налаштовані операції складського обліку на ТЗД:

  • при зборі штрих-кодів відбувається сканування і розпізнавання товарів, вводиться їх кількість;
  • при відвантаженні товару виконується перевірка і перерахунок відвантажується зі складу товару;
  • відбувається перегляд реальних залишків товару з 1С, перегляд реальних цін з 1С, друк актуальних цінників для товару;
  • при переоцінці з’являється можливість призначати нові ціни, або пізнавати існуючі;
  • при прийманні товарів і приходу на склад виконується їх перевірка і перерахунок;
  • при інвентаризації звіряються дані по інвентаризаційної відомості в базі 1С з реальним наявністю товару на складі.

 

Зроблено тестовий обмін документами 1С і ТЗД.

 

Підключення принтера друку етикеток для штрих кодування товарів до системи 1С Принтери підключені. Розроблено шаблон друку етикетки (якщо він відрізняється від типового). Замовник визначає вид етикетки

 

 

У таблиці для наочності наведено опис інтеграції ТЗД з 1С. Якщо в компанії використовується інша облікова система, то для ефективної роботи вона повинна забезпечувати: приймання ТМЦ на склад, розміщення ТМЦ по осередках зберігання, відвантаження ТМЦ контрагентам, відпуск ТМЦ в підрозділи на вимогу, інвентаризацію ТМЦ на відповідних складських приміщеннях, переміщення ТМЦ між різними складськими приміщеннями.

  1. Робота з кінцевими користувачами ТСД

Дуже часто комірники та інші співробітники, які будуть стикатися з ТЗД щодня в своїй роботі, можуть цілеспрямовано або ненавмисно саботувати процес впровадження. Тому дуже важливо передбачити підготовку інструкцій, навчання користувачів, а також роз’яснювальні роботи і переробка системи мотивації та демотивації (якщо таке використовується в компанії).

Ефект і вигоди для компанії від впровадження ТСД

Послідовне впровадження ТЗД, а також дотримання рекомендацій, наведених в статті, дозволить отримати наступні вигоди для бізнесу:

  • можливість відстежувати ефективність роботи комірників та інших співробітників складу, підвищувати продуктивність;
  • ефективне управління завантаженням співробітників за рахунок інтеграції з обліковою системою – з’явиться можливість «перекидати» людей з замовлення на замовлення, відстежувати швидкість і якість виконання завдань та інше;
  • скорочення крадіжок, втрат і помилок через людський фактор;
  • підвищення швидкості роботи складських процесів (прийом, розміщення і відвантаження товарів, інвентаризація);
  • підвищення якості обслуговування клієнтів в першу чергу за рахунок підвищення швидкості збору замовлень.
Найголовніша перевага для власника бізнесу – це підвищення керованості складу!

 

 

За детальною інформацією звертайтесь:
Департамент з автоматизації та систем безпеки: (0462) 97-22-12